Klojen (malangkota.go.id) – Guna meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan, Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang menggelar Bimbingan Teknis Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemerintah Kota (Pemkot) Malang di Ruang Sidang Balai Kota Malang, Kamis (6/2/2024).
Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Malang Erik Setyo Santoso menyampaikan bahwa arsip adalah bagian penting dalam pemerintahan karena menjadi alat bukti kinerja dan rekaman aktivitas pemerintahan. Arsip juga menjadi dasar perumusan kebijakan dan bukti akuntabilitas kinerja.
“Penataan arsip dan pengelolaan arsip yang tertib dan baik terus dikuatkan. Di dalam kearsipan ada empat pilar menuju tertatanya arsip yang baik dan sistematis. Pertama yakni Tata Naskah Dinas (TND), seperti kop surat yang sesuai standar, kode surat, ini semua ada aturan-aturannya. Kedua, Klasifikasi Arsip (KA), lalu Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan keempat adalah Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip,” urai Erik.
Erik mengungkapkan, Jadwal Retensi Arsip wajib dimiliki oleh pemerintah daerah. Adapun unsur-unsur yang terdapat dalam JRA adalah jangka waktu penyimpanan arsip, jenis arsip dan rekomendasi penetapan nasib arsip (musnah atau permanen).
Pada kesempatan yang sama, Kepala Dispussipda Kota Malang, Yayuk Hermiati menambahkan bahwa Pemerintah Daerah wajib menyusun JRA sebagai pedoman penyusutan sebagaimana tertuang di pasal 48 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
“Hal ini untuk mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen kearsipan, di mana setiap pencipta arsip wajib melaksanakan program penyusutan yang merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip,” jelas Yayuk.
Dengan memiliki JRA, maka Pemerintah Daerah akan dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar, serta terjaminnya keselamatan arsip yang bernilai guna skunder/statis sebagai bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
“Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Malang tahun 2024 lalu meraih predikat akreditasi ‘A’ dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Harapannya di tahun 2025 ini Kota Malang bisa sukses meraih predikat AA,” pungkasnya. (yul/yn)
